人生イイカンジにする計画

人生をイイカンジにするために、考えたことのまとめなど。

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時間をとにかくいい感じにマネジメントしたい

仕事 ライフハック
  • 事の発端
    • 時間を管理するのが苦手である
    • まず、時間をいちいち決めるのが面倒くさい。1日1日を計画するのも。なぜかというと、計画した後、どうせ計画通りにいかないことを知っているから、「あ～、時間どおり進まなかったな」という気持ちを想像してしまう。この気持ちを無意識に想像して、面倒くさくなる。ある意味、自分が自分で立てたスケジュールを守るという、「自分に対する信頼」がない。
    • 時間をいちいち測るのも面倒くさい。奇跡的に集中できた時間は、その目の前のことに集中したくなってしまう。そのときのパフォーマンスはまあまあいいし、楽しい時間である。
  • 結果、困っていること
    • 手のつけやすい仕事を優先的に着手してしまい、集中力が必要だったり、長い時間が必要なタスクをきちんと把握したうえで、実施時間を確保できていなかったりする。(そういえば、予測・実績把握というのをやりきれたことがない(； ･`д･´) )
    • 時間がなくなって、「やりたいことが、今日やりきれなかった感」がでる。これは、そもそもやりきれる量ではない可能性が全然あるので、本質的に分析ができていない状態である。
    • かと言って、計画の立て方が下手すぎて、計画通り1日が進んだとしても、とてもではないが、苦しい1日になってしまいそう。
    • 1人で抱え込んでしまうことも多く、時間管理に必要な目安情報が手に入らないことも多い
  • 困ってないこと
    • アポイントの管理。これはわりとちゃんとできる。人との約束は守れる。カレンダーの管理もあまりミスしたことはない。
  • 考慮したほうがいいこと
    • 仕事は集中して連続的に行うほうが、ミスも少なく、生産的になる。そのため、まとまった時間（2～4時間）をとれるように確保していったほうがいい
  • 前提として捉えておいたほうがいいこと
    • すべてスケジュール通りに行動するなんて不可能なので、「計画は立てるべきだが、計画通りいかない覚悟も必要」
    • 細かいスケジュールにこだわるのではなく、もっと広い視野で、自分の行動を計画していく
  • 仕事の種類
    • アポイントメント：時間的制約がある（移動や、相手がいる）
    • タスク：期限があっても、実行する時刻そのものは自由。
    • 予定外の仕事：想像していなかった仕事。
  • 2大無駄なaction
    • 迷う
    • 思い出す：College of Computing Georgia Institute of Technologyの研究。人間のワーキングメモリーの容量は小さい。中断を挟んで作業を再開した場合、中断前と同等のペースに回復するまでには数分間、あるいはそれ以上の時間がかかる。
  • ToDoリストには問題がある
    • ワンデイリスト
      • 毎日リストアップするのが大変
      • 先が読めないため、自分の仕事量が適正かどうかわかりにくい、かつ長期点な視点を持ちにくい
    • ビッグリスト
      • タスクの数が多く、どのタスクから手をつけるのか迷ってしまう
      • 仕事の量が適正かどうかわからない。
    • タイムスケジュール方式
      • 予定外の仕事が発生することを前提としていないため、計画通りにいかない
  • 解決策
    • taskの書き方
      • タスクを実行日ベースで書く。期限ではない。1日毎に、アポイントメント+ToDoリスト。これは、実行日にすべてのタスクをやらなければいけないというわけではない。目安である。
      • タスクの所要時間に注目する。タスクが分解されていなくて、取り掛かりにくいタスクをがあると、「後でやろう」が積み重なって、結果先延ばししている状態になってしまう。ひとつのタスクは2時間以内になるようにする。15分～30分単位で記載する。

      • その日の空き時間　－　その日のタスクの所要時間　＞　予定外の仕事に使うであろう時間　として、タスク量を見積もる

      • 先延ばしを防ぐために、タスクは細かく分けておく
      • 前日の仕事終わりにタスクを書き出す→朝のゴールデンタイムを有効活用。躊躇せずに朝イチから重要なタスクに取り掛かってみること。
    • 振り返り方法
      • 実績を、現在使用しているスケジューラーに、実際行ったことを実行しながら記入していく。記録が特に重要なのは、影響が大きい仕事=所要時間が長い仕事。→自分がどれくらい予定外の仕事に時間をとられているのか、把握することができる。意外と自分が頑張っていたことを感じられて自分に自信を持てたりもする
      • タスクの繰越が起った場合は、原因分析を行う
    • mailやcommunication toolとの付き合い方
      • 「M」など省略して記載。
      • メールは一区切りがつくまでは見ない。一区切りついたところで、メールを確認する。ひとつのタスクが終わったところでもいいし、複数でもいい。30～90分程度、長くても2時間程度。この程度なら、返信が遅いとも言われない。通知ではなく、自分のtimingでmailに切り替える。
      • mailを見たときのactionは、「その場で返信する」か「タスクとして書き留めるか」
    • 長期計画の立て方
      • 週に区切って、「自分が何を行うべきか」ある程度具体的にしておく。なるべく1つの表にまとめる。→スケジュールに落とし込む
  • 参考link